Kontoret skal tænkes til den virtuelle verden

9:e apr. 2016

Digitale samarbejdsværktøjer og mobil teknologi ændrer kravene til indretningen af den moderne arbejdsplads.
 
Philip Tidd er ekspert i kontorindretning hos konsulentvirksomheden Gensler, der er førende inden for kollaborativt design. 14. april talte han om fremtidens kontorindretning på Nohr-Con konferencen i København. Få hans indsigt i, hvad der bliver det nye inden for kontormiljøer.

Troldtekt - Vilhelm Lauritzen

Hvad er de vigtigste udfordringer inden for kontorindretning i dag?

– Vores forskning og globale undersøgelser af arbejdspladser bekræfter, at en af de største udfordringer er at få skabt et miljø, der tilgodeser medarbejdernes behov for at fordybe sig og arbejde koncentreret. 

I undersøgelserne svarer flere, at de vælger at arbejde hjemmefra på udvalgte dage, fordi de bedre kan få noget arbejde fra hånden. Det siger rigtig meget om moderne kontormiljøer – at man faktisk ikke kan arbejde effektivt, når man er der.

Der findes masser af forskning, som understreger vigtigheden af, at medarbejderne føler sig fysisk godt tilpas på arbejdspladsen – med alt fra hæve-sænke borde til et godt indeklima. Det næste skridt er at forbedre medarbejdernes psykiske velbefindende.

Vi skal skabe god akustik og visuelt privatliv. Høretelefoner er blevet den nye kontorbås, og folk bruger dem som afskærmning mod støj omkring dem. Der er brug for områder, hvor de kan fordybe sig, men de områder skal gerne være tæt på den normale arbejdsplads.

Hvad er den vigtigste udvikling i løbet af de næste par år?

Det bliver integrationen mellem den fysiske og digitale arbejdsplads. Vi går alle rundt med en mobil enhed i lommen, som efterhånden fungerer som en supercomputer. Det, vi kan gøre med den nuværende teknologi, sammenlignet med for fem år siden, er bemærkelsesværdig.

Vi ser, at rigtig mange mennesker bruger en stor del af deres arbejdsdag på at kommunikere og være i kontakt med deres organisation ved hjælp af virtuelle samarbejdsværktøjer som f.eks. Skype, WebEx og GoToMeeting.

Det er den digitale arbejdsplads. Så er der den fysiske arbejdsplads, og medarbejdere vil typisk bevæge sig mellem den digitale og fysiske arbejdsplads flere gange i løbet af en arbejdsdag. Det er de bevægelser, som skaber nye og interessante udfordringer for arbejdspladsen.

Hos Gensler fremhæver vi ofte en statistik fra vores forskning, som viser, at mindst 75 pct. af de møder, vi har observereret, havde én eller flere deltagere, som befandt sig et andet sted end i mødelokalet. Den fysiske arbejdsplads skal være mere smidig, og der skal skabes forskellige rum, som imødekommer de digitale behov.

Hvordan vil mobilteknologi og konstant opkobling konkret påvirke indretningen?

Vi har brug for forskellige arbejdsomgivelser og rum med forskellige funktioner, der gør det lettere for medarbejderne at samarbejde med folk, som befinder sig andre steder. Personerne sidder måske i et andet land, i en anden by eller et andet område af bygningen.

Jeg har tilbragt halvdelen af min seneste arbejdsuge med at besvare Skype-opkald eller med andre former for virtuelle samarbejdsværktøjer. Det skal være steder på arbejdspladsen, hvor man kan besvare opkald og deltage i disse samtaler – skrivebordspladsen er ikke nok.

Vi har brug for flere små lokaler, hvor man kan sidde selv for sig selv, og større lokaler til teammøder. Det er også nødvendigt at få lært folk, at man arbejder og opfører sig forskelligt i de enkelte rum.

Hvordan kan kontormiljøer understøtte balancen mellem fordybelse og samarbejde?

Folk vil muligvis mene, at den største fiasko inden for kontorindretning er, at vi har skabt en masse åbne kontormiljøer, hvor folk sidder ved deres skriveborde med høretelefoner og deltager i samtaler uden øje (eller øre) for, at det kan forstyrre deres kollegaer omkring dem.

Løsningen er ikke at sætte folk tilbage i lukkede kontorer og båse. Der er en god grund til, at vi har afskaffet dem, fordi de fik folk til at føle sig isoleret og ude af trit med deres kollegaer. Men måske er vi gået et skridt for langt i forhold til de åbne miljøer. Vi skal i stedet arbejde på at skabe en mere balanceret indretning. Der skal være en passende sammensætning af rum og steder, hvor man kan fordybe sig, samarbejde og lære.

Vores forskning viser, at hvis man lykkes med at finde denne balance, og hvis man giver folk mulighed for selv at vælge, hvor og hvordan de vil arbejde, så vælger de det sted, som passer til den opgave, de sidder med på det tidspunkt. Og det har en positiv effekt på deres velbefindende, engagement og jobtilfredshed.

Hvad betyder det for de professionelle, der skal planlægge og designe kontorbygninger?

Mange arkitekter designer bygninger, som er fantastisk flotte, men hvis vi fjernede de visuelle lækkerier, så adskiller de sig ikke synderligt fra de bygninger, der er blevet opført igennem de seneste 100 år – særligt inden for højhusbyggeri. Og det er måske mindre hensigtsmæssigt i det 21. århundrede.

Vi skal vende op og ned på kontorlandskaber og tænke i helt nye baner. Vi skal finde ud af, hvordan moderne kontorbygninger skal se ud i dag, og her kan vi lære en del ved at kigge på, hvordan urbane områder indrettes med gader, torve og gårdmiljøer. Her ser vi en blanding af private og offentlige rum. Fremtidens kontor er ikke et stort og åbent rum, hvor alle sidder ved et skrivebord. Langt over 50 procent af al internetdata leveres i dag til mobile enheder, så meget tyder på, at pc’en på skrivebordet er godt på vej til at blive et fortidslevn.

Gensler er en global konsulentvirksomhed inden for arkitektur, design og planlægning. Virksomheden har 46 kontorer og mere end 5.000 ansatte i Asien, Europa, Australien, Mellemøsten og Nord-, Syd- og Centralamerika.

Gensler er stiftet i 1965 og virksomheden har mere end 3.500 aktive kunder inden for stort set alle industrier.